Quản lý tòa nhà chung cư, bất động sản là một nghề mới, đặt ra rất nhiều khó khăn và thách thức. Để đảm bảo được mọi hoạt động của tòa nhà từ an ninh, vệ sinh, vận hành được diễn ra trơn tru, ban quản lý cần có những bước chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ ban đầu. Công nghệ 4.0 trong phát triển hệ thống, quản lý và đào tạo con người mang đến rất nhiều cơ hội cho ban quản trị cũng như những đơn vị trực tiếp bắt tay vào quản lý.
Để giảm thiểu tối đa các sự cố, không chỉ kiến thức, kỹ năng mà máy móc công nghệ áp dụng cũng cần được ban quản lý cải thiện nhằm đáp ứng được yêu cầu đề ra của thị trường cũng như ban quản trị và cư dân sinh sống.
Quản lý tòa nhà đòi hỏi sụ tận tâm, tỉ mỉ và cẩn thận
Những khó khăn gặp phải khi quản lý tòa nhà chung cư cao cấp
- Chính sách hỗ trợ của nhà nước: Quản lý tòa nhà là một ngành mới xuất hiện trong 15, 20 năm trở lại đây. Đây là ngành được coi là mới, chưa có nhiều chính sách quản lý hay hỗ trợ nhiều từ nhà nước. Chưa kể đến có rất nhiều ban quản trị tòa nhà tự thiết lập bộ máy quản lý, tạo đến sự không đồng bộ trong nhiều khu dân cư.
- Nhiều ban quản lý sử dụng quỹ bảo trì không minh bạch: Cư dân thường sẽ phải đóng phí để bảo trì tòa nhà và đương nhiên cả ban quản trị và cư dân đều muốn có sự minh bạch về những khoản phí như vậy. Ban quản lý tòa nhà sẽ phải có bảng thống kê chi tiết về thu chi trong cả tòa nhà. Điểm này sẽ giúp cho bạn quản lý có được sự tin cậy của người dân và ban quản trị.
Ngoài hệ thống quản lý và vận hành, đèn chiếu sáng và cảnh quan, cây xanh cũng là yếu tố cần chú ý
- Chậm trễ trong việc thành lập ban quản trị: đối với công tác quản lý chung cư cao cấp, việc thành lập ban quản trị từ sớm sẽ giúp ổn định tổ chức, thiết lập việc quản lý theo từng bước, từ việc hỗ trợ người cư dân đến ở, làm thủ tục.
- Chất lượng chung cư không đáp ứng được yêu cầu của người dân: rất nhiều chung cư hiện nay không thể đáp ứng được yêu cầu của người dân. Có thể do thiếu khả năng quản lý, vận hành cũng như không có kế hoạch bảo trì cụ thể dẫn đến chung cư xuống cấp nhanh, không đáp ứng được yêu cầu của người dân. Ngoài ra còn có rất nhiều yếu tố tác động từ bên ngoài như thiên tai, dịch bệnh, sự cố… cần ban quản lý phải chuẩn bị rõ ràng các phương án để ứng biến kịp thời, đảm bảo đời sống và nhu cầu thiết yếu cho người dân sinh sống.
- Xử lý sự cố còn kém: Hoạt động quản lý tòa nhà cần ban quản lý bám sát, có quy trình vận hành rõ ràng đồng thời có đội ngũ nhân viên túc trực để xử lý các vấn đề về vệ sinh, an ninh, bảo dưỡng và bảo trì toàn bộ tòa nhà.
Các đơn vị làm việc cần lên quy trình cụ thể để vượt qua khó khăn, thách thức của ngành
Những kỹ năng quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, ban quản lý cần nắm bắt
Những kỹ năng quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp cần nắm bắt để việc vận hành tòa nhà diễn ra trơn tru, hiệu quả:
- Tương tác: ban quản lý tòa nhà chung cư là đơn vị trung gian giữa ban quản trị và cư dân. Chính vì vậy mà sự tương tác giữa 2 đối tượng trên là cần thiết. Ban quản trị cần trao đổi thông tin và đưa ra quy trình vận hành xuyên suốt, hiệu quả. Bên cạnh đó việc lắng nghe sự góp ý của người dân cũng là điều không thể bỏ qua. Lắng nghe chính cư dân sống trong tòa nhà sẽ là cách giúp ban quản lý nắm bắt được tình hình nhanh nhất đồng thời độ nhanh nhạy về thông tin có thể tạo nên sự chủ động trong công tác an ninh, vệ sinh và bảo trì tòa nhà.
- Trách nhiệm: ban quản lý tòa nhà là người cần chịu trách nhiệm cho tất cả những sự cố xảy ra trong tòa nhà bao gồm tất cả các vấn đề về an ninh, vệ sinh và bảo trì bảo dưỡng. Chính vì vậy mà mỗi tòa nhà cần có đội ngũ bảo vệ túc trực, đội ngũ vệ sinh và đội ngũ kỹ thuật để thực hiện bảo dưỡng cũng như sửa chữa mọi thiết bị, hệ thống trong tòa nhà. Chính vì vậy mà công tác lên chiến lược kế hoạch cũng như giám sát, kiểm tra tại các tòa nhà cần phải làm hết sức chỉn chu, cẩn thận và hiệu quả.
- Tầm nhìn: đơn vị quản lý là đơn vị trung gian lại gánh vác rất nhiều công việc, chính vì vậy mà cần có tầm nhìn chiến lược, dự đoán thị trường và tổng hợp các công việc cần thực hiện. Từ quy trình quản lý đến vận hành đều phải diễn ra đúng quy trình và đạt tiêu chuẩn.
Thường xuyên tiến hành kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị, hệ thống của tòa nhà
Những lưu ý khi quản lý tòa nhà trong thời đại công nghệ 4.0
Thời đại công nghệ 4.0 đặt ra rất nhiều cơ hội cũng như khó khăn, thách thức cho các đơn vị quản lý tòa nhà chung cư của VIETLAND JSC cũng như nhiều đơn vị khác. Quan trọng nhất là con người, là thái độ ham học hỏi, tận tâm. Tiếp theo đó cần liên tục cập nhật công nghệ mới, áp dụng khoa học và các công cụ mới vào quản lý tòa nhà.
Nhiều đơn vị quản lý tòa nhà tuyển dụng tuy nhiên nhân lực chưa tiếp cận được với khoa học công nghệ gây đến rất nhiều khó khăn. Chưa kể đến bộ máy nhân sự, điều hành cần phải liên tục cập nhật để công việc quản lý vận hành tòa nhà diễn ra trơn tru, hiệu quả.
Tốt nhất nên có những buổi đào tạo để tiếp cận được với khoa học kỹ thuật mới. Việc vận dụng công nghệ mới vào quản lý vận hành tòa nhà sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí về nhân lực lại có độ an toàn cao hơn, về lâu dài đều là lợi thế dành cho ban quản lý tòa nhà.
